چه فعالیت‌هایی باید در نرم افزار سی آر ام انجام دهید

نرم افزار سی آر ام CRM

نرم افزار سی آر ام یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان است. استفاده از این نرم افزار یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین موضوعات هر مجموعه برای رسیدن به فروش بیشتر و پرسودتر است. استفاده از سی آر ام باعث ایجاد روند صعودی در پیشرفت و سوددهی کسب و کار می‌شود و صرفه‌جویی در هزینه و زمان را نیز به همراه دارد، بهتر است نحوه استفاده صحیح از آن را یاد بگیریم. در مقاله چرا باید از CRM در کسب و کار خود استفاده کنید؟ در مورد دلایل نیاز شما به سی آر ام صحبت کردیم. در این مطلب کارهایی که بایستی با نرم افزار CRM انجام دهید را بیان می کنیم.

نرم افزار سی آر ام و کاربردهای آن

سی آر ام مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرایندهاست که نظم را در یک سیستم چند برابر کرده و حرفه‌ای بودن در کسب و کار را در سیستم کاری تزریق می‌کند. بخشی از فعالیت‌های سی آر ام مانند: گزارش گیری دقیق از میزان خرید و فروش در مدت زمان‌های انتخابی، دسته بندی کارمندان و تعریف سطح دسترسی برای آن‌ها، بایگانی اطلاعات فروش و هر مشتری در بخشی جداگانه، بهبود ارتباط تلفنی و اینترنتی با مشتریان، دفترچه یادداشت برای یادآوری جلسات کاری، استفاده از پیک موتوری فقط با چند کلیک، ایجاد ارتباط بین بخش حسابداری و انبار، تعیین گردش کاری بر اساس نیاز سازمان و بسیاری از کارهای دیگر.

چه فعالیت‌هایی بایستی در سی آر ام انجام دهید؟

• تعریف سطح دسترسی مناسب برای هر کاربر

• بالا بردن امنیت کلی سیستم و نرم افزار

• گزارش گیری در بازه‌های کوتاه از عملکرد هر کاربر

• بررسی فعالیت‌های آنلاین و در لحظه هر کاربر

• تهیه نسخه پشتیبان در فواصل زمانی کوتاه مدت به‌طور منظم (Backup)

 

تعریف سطح دسترسی مناسب برای هر کاربر

هریک از کارمندان بر اساس پست و مسئولیت کاری که در سازمان یا شرکت دارند بایستی دسترسی‌های خاص خود را داشته باشند. این دسترسی‌ها می‌تواند بین هر کاربر مختلف باشد، به‌عنوان‌مثال یکی از کاربران به‌عنوان مدیر فروش در سیستم ثبت شده است، این کاربر بایستی بتواند به اطلاعات فروش کارمندان فروش دسترسی داشته باشد تا بتواند فعالیت آن‌ها را کنترل نماید، ولی همهٔ کارمندان فروش نباید به این اطلاعات کلی دسترسی داشته باشند. پس یک حساب کاربری به‌عنوان مدیر که به همهٔ بخش‌ها دسترسی دارد باید ایجاد شود. این کاربر می‌تواند به هر یک از کاربران دسترسی‌های موردنیازشان را تخصیص دهد. اگر در تعیین فعالیت‌های هر کارمند دقت کافی نداشته باشید ممکن است عواقب ناگواری برای مجموعه به همراه داشته باشد، پس این یکی از کارهایی است که باید در شرکت انجام دهید.

بالا بردن امنیت کلی نرم افزار سی آر ام

یکی از مهم‌ترین مباحثی که در تکنولوژی‌های نرم افزاری و سخت افزاری باید در نظر بگیرید مسئله امنیت آن است. نرم افزار سی آر ام نیز از این قائده مستثنی نیست.
عوامل متعددی می‌تواند در پایین بودن امنیت نرم افزار تأثیر می‌گذارد: انتخاب رمز عبورهای ضعیف، خروج اطلاعات از سازمان توسط کاربرها، استفاده از سرور بدون انجام کانفینگ های امنیتی، نرم افزار بهینه نشده و نا امن و دلایل دیگری که باید در حین تهیه و استفاده از سی آر ام در نظر بگیرید.

گزارش گیری در بازه‌های کوتاه از عملکرد هر کاربر

یک CRM مناسب برای هر بخش از فعالیت‌ها یک گزارش گیری جداگانه تعبیه می‌کند. از ثبت مشتری در سیستم گرفته تا گزارش کامل فروش در ماه‌های اخیر هر کارشناس و حتی تعداد پیش فاکتور و فاکتورهای صادر شده توسط هر شخص را می‌توانید در گزارش خروجی دریافت کنید. تمامی این کارها می‌تواند بازدهی کاری، نظم و انضباط را در محیط کسب و کار بین مدیریت و کارمند تضمین کند.
همچنین اگر کاربری اشتباهی را مرتکب شود یا مسیر اشتباهی را طی کند توسط همین گزارش گیری می‌توان به سرعت مشکل را رفع کنید و در مسیر درست قرار بگیرید.

بررسی فعالیت‌های آنلاین و در لحظه هر کاربر

شما بایستی فعالیت هر کاربر را به صورت لحظه‌ای و آنلاین مشاهده نمایید. نرم افزار سی آر ام این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد و یکی از مزیت‌هایی است که کاربرد بسیار خوب و حتی حیاتی دارد، اگر کارمندی در حین کار مشکلی به وجود بیاورد در کمترین زمان متوجه آن می‌شوید و از بروز اشتباه بزرگ‌تر جلوگیری می‌کنید. همچنین بایستی مراحلی که یک کاربر برای یک گردش کار در سی آر ام انجام می‌دهد را قدم‌به‌قدم بررسی نمایید. این بخش در عین ساده بودن بسیار مفید و کاربردی است.

تهیه نسخه پشتیبان در فواصل زمانی کوتاه (Backup)

از دیگر فعالیت‌های مهمی که بایستی در نرم افزار سی آر ام انجام دهید تهیه نسخه پشتیبان در فواصل زمانی کوتاه مدت است. گرفتن بکاپ از سی آر ام می‌تواند در هنگام پیش آمدن اتفاقات ناگوار و پیش بینی نشده به شما کمک نماید و از اینکه همهٔ اطلاعات از بین برود جلوگیری کند. دقت کنید این اطلاعات را بایستی در جایی امن نگهداری کنید زیرا هرکسی که بکاپ یا نسخه پشتیبان نرم افزار crm را داشته باشد به‌راحتی می‌تواند به همهٔ اطلاعات سیستم دسترسی داشته باشد.

مقالات مرتبط:

«مشاوره، اجرا و ارائه خدمات تخصصی در حوزه مرکز تماس ویپ»

دپارتمان فناوری اطلاعات ویپ تیک VoIPTik در سال 1383 در حوزه ارائه خدمات مبتنی بر فناوری اطلاعات (IT) در شهر مشهد، تهران و جزیره کیش فعالیت خود را آغاز نمود. در آغاز سال 1391 با ظهور تکنولوژی VoIP، عمده فعالیت تخصصی ویپ تیک، در زمینه‏ اجرای راه‌اندازی سیستم مرکز تماس ویپ شد.

  • 6 - 38915535 (051)
  • info@voiptik.ir
  • ساعات کاری 8 صبح الی 5 عصر
  • مشهد، خیابان دانشجو، نبش دانشجو 25، مجتمع تجاری آراکس 2، طبقه پنجم، واحد 503
  • استفاده از مطالب سایت، تنها با درج لینک مستقیم به آن مطلب مجاز است.